Työntekijöiden lisääminen ja hallinnointi CSV-tiedostolla

CSV-tiedoston avulla voit tuoda tai päivittää suuren määrän työntekijöiden tietoja nopeasti ja tehokkaasti.


Tästä artikkelista löydät ohjeet seuraaviin aihealueisiin:


Pakolliset tiedot

Lisätiedot

Lataa CSV -pohja

Tiedoston tallennus

Ongelmatilanteet


 

CSV-tiedostoa voi käyttää uusien työntekijöiden tuomiseen ja olemassa olevien työntekijöiden tietojen päivittämiseen. Työntekijöitä ei voi poistaa CSV-tiedoston avulla. Työntekijän poistaminen tulee tehdä työntekijöiden listauksesta tai työntekijän näkymästä.

Pakolliset tiedot

Lisää jokainen työntekijä omalle rivilleen.

  1. Yhteystiedot:

    Täytä työntekijän sähköposti tai puhelinnumero. 
    Yhteydenpitoon käytetään oletuksena työntekijän sähköpostiosoitetta. Mikäli sähköpostia ei ole, viestit lähetetään tekstiviestinä.
  2. Etuprosentti

    Etuprosentti määrittää, kuinka paljon Smartum-etuja työntekijä saa käyttää.
    100% etuprosentilla työntekijä saa kaikki edut kokonaisuudessaan.

Etuprosentti vaikuttaa vain joustaviin Smartum-etuihin, ei lounas- eikä pyöräetuun.

 


 

Lisätiedot

Voit syöttää hallinnan helpottamiseksi työntekijän: 

  • Etunimen
  • Sukunimen
  • HR-ID:n

Työntekijän etunimeä käytetään viestinnässä, mikäli se on täytetty. Nimitiedot vahvistuu tai korvaantuu kun työntekijä aktivoi etunsa.

Kustomoidut sarakkeet

Voit lisätä taulukkoon omia sarakkeita yrityksesi tarpeisiin, kuten kustannuspaikka tai toimipiste. Järjestelmään ei saa syöttää henkilökohtaisia tai arkaluonteisia tietoja, jotka eivät liity suoraan etujen jakamiseen.

Lisää uusi sarake taulukon kolmen pisteen valikosta. Lisätty sarake näkyy taulukossa, CSV-pohjassa ja työntekijän sivulla.



Lataa CSV-pohja avuksi

Lataa palvelusta CSV-pohja, johon voit täydentää työntekijöidesi tiedot.
Mallipohjan löydät 'tuo CSV-tiedostona' -painikkeen sivupaneelista.

CSV-pohjaan voit täydentää työntekijöiden tiedot:

Kentän nimi Pakollisuus
hr_id Hr-ID numero Vapaaehtoinen
first_name Etunimi Vapaaehtoinen
last_name Sukunimi Vapaaehtoinen
email Sähköpostiosoite Pakollinen*
phone_number Puhelinnumero Pakollinen*
benefit_percentage Etuprosentti Pakollinen


Tallenna pohja toivomallasi nimellä ja pudota CSV-tiedosto 'Tuo CSV-tiedostona´- sivupaneeliin. Lopuksi tallenna lisäykset 'Tuo tiedot' -painikkeella.

Erota tiedot toisistaan käyttäen puolipistettä (;).
Esimerkki: nimi@example.com;100.00

 


 

Tiedoston tallennus

Tallenna CSV-tiedosto samassa tiedostomuodossa, jossa latasit CSV-pohjan.

Jos tiedoston tallentaminen ei onnistu, varmista että tiedostomuoto on CSV UTF-8.


 

Ongelmatilanteet

Mikäli CSV-tiedoston tuonnissa ilmenee virheitä:

  • Erota tiedot toisistaan käyttäen puolipistettä (;).
  • Tarkista, että tiedosto on tallennettu UTF-8 muodossa.
  • Tarkista, että sähköpostiosoitteet ovat kirjoitettu oikein, eivätkä ne sisällä kaksoiskappaleita.

Mikäli CSV:n tuonti ei näistä ohjeista huolimatta onnistu, ole yhteydessä asiakaspalveluumme: asiakaspalvelu@smartum.fi