SmartumPlus -palvelussa voit tilata joustavaa etua sekä lounasetua. Tutustu yksityiskohtaisempiin tilausohjeisiin tässä artikkelissa.
Artikkelin sisältö:
Edunkäyttäjien tuominen palveluun
Tutustu myös näihin artikkeleihin – ota edunjako haltuun!
Viimeksi päivitetty: 13.10.2025
Uusi asiakas, tilaa edut Epassilta
Smartum Plus -palveluun ei voi enää rekisteröityä uutena asiakkaana. Jos olet tilaamassa työsuhde-etuja yrityksellesi ensimmäistä kertaa, rekisteröidy Epassiin ja tilaa edut, jotka työntekijäsi oikeasti haluavat.
Tilaa yrityksellesi Epassi täällä.
Edunkäyttäjien tuominen palveluun
Edunkäyttäjiin ei ole tulossa muutoksia
Voit siirtyä suoraan joustavan edun tai lounasedun tilaamiseen.
Edunkäyttäjiin on tulossa muutoksia
Kun edelliset etukauden edut ovat päättyneet, voit huoletta lisätä ja poistaa edunkäyttäjiä palvelusta. Muutokset eivät vaikuta päättyneisiin etuihin. Jos sinulla on eri aikoihin päättyviä etuja, kannattaa käyttää ryhmiä työntekijöiden hallinnointiin.
Tee mahdolliset muutokset edunkäyttäjiin ja ryhmiin ihan ensimmäiseksi.-
Lisää, poista ja muokkaa edunkäyttäjiä käyttöliittymässä:
🔗 Ohjeet edunkäyttäjien hallinnointiin -
Isojen työntekijämäärien kohdalla käytä CSV-tuontia:
🔗 CSV-ohjeet täällä -
Käytä ryhmiä ja etuprosentteja hallinnan helpottamiseksi:
🔗 Näin käytät ryhmiä ja etuprosentteja
Onko teillä käytössä HR-integraatio?
Integraatio tuo työntekijätiedot Smartum -palveluun suoraan HR-järjestelmästä, joten manuaaliset muutokset eivät ole mahdollisia. Sinun tehtäväksesi jää vain uuden edun luominen uuden etukauden alussa. Lue lisää HR-integraatiosta täältä.
Joustavan edun tilaaminen
Joustavan edun konsepti pähkinänkuoressa:
Voit jakaa työntekijöillesi joustavaa etua, joka sisältää: Liikuntaedun tai Liikunta- ja Kulttuuriedun, Työmatkaedun, Hierontaedun ja Terveysedun. Määrittelet työntekijäkohtaisen budjetin (esim. 1000 €) ja työntekijät voivat käyttää tarjotun etusumman vapaasti eri etujen välillä.
1. Siirry sivupalkin Työsuhde-edut -näkymään ja paina "Luo uusi Smartum-etu"
2. Aloita edun luominen lisäämällä joustavan edun perustiedot
- Nimeä uusi etu kohdassa Smartum edun nimi. Nimi on vain sisäinen termi kyseiselle etutilaukselle. Valitsemasi nimi ei näy edunkäyttäjille.
- Valitse verovuosi: Verovuoden valinta vaikuttaa siihen, milloin etu on voimassa ja minkä vuoden verolainsäädäntöä sen käytössä sovelletaan. Esimerkiksi vuoden 2025 edut jakautuvat käyttöön vuoden 2025 aikana.
3. Valitse tarjottavat etutyypit
- Valitse etutyypit, joihin edunkäyttäjät voivat hyödyntää jaetun etusumman. Valittavana on kaikki joustavan edun etutyypit: Liikuntaetu tai Liikunta- ja Kulttuurietu, Työmatkaetu, Hierontaetu ja Terveysetu. Voit halutessasi jättää etutyyppejä pois paketista.
4. Valitse edunkäyttäjät: Valitse edunkäyttäjät, joille etu jaetaan. Voit valita "Kaikki edunkäyttäjät" tai yhden tai useamman luomasi ryhmän.
💡Huomaathan, että mikäli jaat edun valinnalla "Kaikki edunkäyttäjät", etu jakautuu kaikille työntekijälistallasi oleville työntekijöille, riippumatta siitä missä ryhmissä he muuten ovat.
5. Aseta edun määrä per edunkäyttäjä: Kaikki etutyypit jakavat saman summan, joka on käytettävissä ylempänä valitsemiinne etutyyppeihin. SmartumPay huolehtii automaattisesti verorajojen noudattamisesta jokaisen edunkäyttäjän kohdalla. Tilaus-vaiheessa palvelu kertoo sinulle maksimisumman, jonka voit tarjota verovapaasti yhden verovuoden aikana.
- Mikäli haluatte, että edusta peritään työntekijän omavastuuosuus, voit asettaa omavastuuosuuden kohdassa Lisäasetukset. Edun omavastuu tarkoittaa edunkäyttäjän maksamaa osuutta edusta.
6. Tallenna tilaus: Kun olet valmis, tallenna työsuhde-etu.
7. Tarkasta yhteenveto ja vahvista tilaus: Kun teet muutoksia palvelussa, "Vahvista tilaus" -painike aktivoituu palvelun oikeassa yläkulmassa. Kun avaat vahvistusnäkymän, näet tilauksen yksityiskohdat. Tarkasta yhteenveto tarkasti. Kun olet varma että tilaus on oikein, laita rasti ruutuun kohdassa ”hyväksymällä vahvistan tilauksen”, ja paina Vahvista-painiketta.
Tilauksesta toimitetaan lasku yrityksenne laskutusmallin mukaisesti:
- Ennakkolaskulliset: Lasku tilauksesta muodostuu noin tunnin kuluttua tilauksen vahvistamisesta. Laskun maksuehto on 7 pv. Sitten kun maksusuoritus on kirjautunut Smartum Plus-tilillenne, työntekijänne saavat automaattisesti aktivointiviestin sähköpostilla tai tekstiviestitse ja edun käyttö voi alkaa.
- Jälkilaskutteiset: Laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen edellisen kuukauden todelliseen käyttöön perustuen. Lasku muodostetaan joka kuun 1. päivänä. Uusista eduista ilmoitetaan edunkäyttäjäjille heti tilauksen vahvistamisen jälkeen.
- Mikäli edunkäyttäjä ei ole aiemmin tunnistautunut palveluun, hän saa automaattisia muistutuksia edun aktivoimiseksi. Voit tilaaja-henkilönä myös lähetää manuaalisesti muistutusviestejä palvelusta. Muistutusviesti lähetetään Edunkäyttäjät -näkymästä, kyseisen Edunkäyttäjän kohdalta kolmesta pisteestä "Lähetä muistutusviesti".
- Jo aiemmin yrityksenne etuja käyttäneet saavat kyllä ilmoituksen uudesta jaetusta edusta, mutta heidän ei tarvitse enää tunnistautua etuun, vaan etu tulee automaattisesti Smartum Pay-sovellukseen käytettäväksi.
Lounasedun tilaaminen
Smartum Plus -palvelussa voit tarjota työntekijöille kuukausittaisen lounasedun maksimiarvoltaan 21 x 13,70 € (2025). Lounasetu vapautuu automaattisesti työntekijöiden käyttöön kuukausittain. Jos lounasetua ei käytetä koko arvoltaan kuluvan kuukauden aikana, jäljellä oleva arvo ei siirry seuraavalle kuukaudelle, vaan summa ns. nollaantuu. Lounasedun tilaus on voimassa aina kyseisen kalenterivuoden loppuun. Muistathan tehdä uuden lounasetutilauksen aina vuoden alussa!
Muistathan, että edunkäyttäjät, joille aiot jakaa etuja, tulee tuoda palveluun ennen Lounasedun luontia! Jos et ole vielä lisännyt palveluun edunkäyttäjiä, siirry Edunkäyttäjät -näkymään ja lisää edunkäyttäjät painamalla "Lisää edunkäyttäjä". Lue ohjeet sujuvaan edunkäyttäjien lisäämiseen täältä.
1. Siirry sivupalkin Työsuhde-edut -näkymään ja paina "Luo uusi lounasetu"
2. Määrittele lounasetu:
- Nimeä lounasetu kohdassa Lounasedun nimi. Nimi on vain sisäinen termi kyseiselle etutilaukselle. Valitsemasi nimi ei näy edunkäyttäjille.
- Valitse verovuosi: Verovuoden valinta vaikuttaa siihen minkä vuoden verolainsäädäntöä sen käytössä sovelletaan. Vuoden 2025 edut jakautuvat käyttöön vuoden 2025 aikana.
- Määrittele lounasedun arvo: Valitse lounasedun arvo per työpäivä. Vuonna 2025 lounasedun arvo voi asettua 8,60-13,70 € per päivä. Etua voi jakaa kuukaudessa maksimissaan 287,70 € (21 x 13,70 €).
- Määrittele lounasedun omavastuu: 75 % (lounasvähennys) tai 0 % (luontoisetuna palkan päälle)
- Valitse Edunkäyttäjät: Valitse edunkäyttäjät, joille etu jaetaan. Voit valita "Kaikki edunkäyttäjät" tai yhden tai useamman luomasi ryhmän.
- Tallenna ja vahvista tilaus: Kun kaikki tiedot on täytetty, tallenna etu "Tallenna" -painikkeesta. Muista lopuksi vahvistaa tilaus "Vahvista tilaus" -painikkeesta sivun oikeasta yläkulmasta. Painike aktivoituu aina kun palvelussa on vahvistamattomia muutoksia.
Lounasetu palkan päälle vai palkan osana?
Voit tarjota lounasedun palkan päälle maksettavana lisänä tai sisällyttää sen työntekijän kokonaispalkkaan. Molemmissa vaihtoehdoissa työntekijän osuus lounasedun arvosta on 75 % tai vähintään 8,60 € jokaista työpäivän aikaista ateriaa kohden.
Jos tarjoat lounaan luontoisetuna palkan päälle, valitse 0%. Tällöin lounasetu on verotettavaa ansiotuloa edunkäyttäjän henkilökohtaisen veroprosentin mukaan. Työnantaja maksaa edun nimellisarvon (voi vähentää verotuksessa) ja edunkäyttäjä maksaa ainoastaan verot. Eli tämä käsitellään ennakonpidätyksen yhteydessä ja palkkakirjanpidossa palkkana 75% mukaan. Palkanlisänä maksettu luontoisetu kartuttaa edunkäyttäjän eläkettä.
Jos tarjoat lounaan lounasvähennyksenä valitse 75%. Tällöin työnantaja pidättää suoraan työntekijän nettopalkasta lounasedun verotusarvon 75%. Työnantaja maksaa nimellisarvon ja verotusarvon erotuksen (voi vähentää verotuksessa) ja työntekijä maksaa tällöin verotusarvon 75%. Edunkäyttäjän omavastuu voidaan periä myös OmaLompakon avulla. OmaLompakolla edunkäyttäjä lataa rahaa omavastuuosuuden kattamiseksi, jolloin palkasta pidätystä ei tehdä.
Tutustu myös näihin – ota edunjako haltuun!