Uuden työntekijän lisääminen Smartum Verkkopalvelussa (Smartum Saldo)

Onko yritykseenne tullut uusi työntekijä tai työntekijöitä? Löydät artikkelista ohjeet tilauksen tekemiseen sellaisessa tilanteessa.

Kun tarjoat etuja sellaiselle työntekijälle, jolle yrityksenne ei ole tarjonnut etuja aiemmin, tulee työntekijän ilmoittautua edun vastaanottajaksi ilmoittautumislinkin kautta. Uusia työntekijöitä ei siis pysty lisäämään itse tilaukselle suoraan, vaan heidän tulee ilmoittautua etuun ilmoittautumislinkin kautta.

Löydät artikkelista ohjeet molempiin tilanteisiin:

  1. Tilauslista on vielä avoinna, eli tilauksesta ei ole toimitettu vielä laskua

  2. Tilaus on jo tehty ja lasku toimitettu


 

1. Tilauslista on vielä avoinna, eli tilauksesta ei ole toimitettu vielä laskua

  • Kun tilauslista on vielä avoinna (tilausta ei ole saatettu loppuun eikä laskua ole näin ollen toimitettu) JA ilmoittautuminen on auki:

työntekijälle voidaan tavalliseen tapaan lähettää ilmoittautumislinkki ja hän voi ilmoittautua etujen vastaanottajaksi ilmoittautumislinkin kautta.


Kyseinen ilmoittautumislinkki muodostuu automaattisesti tekemällesi saldotilauslistalle. Tehdessäsi tilausta saat sähköpostiisi esimerkkiviestin, josta saat otettua linkin talteen. Voit myös kopioida linkin verkkopalvelustamme. Siirtymällä kohtaan Tilaa saldoa pääset avaamaan halutun tilauksen sekä tilauslistan. Tilauslistalta valitse Yhteenveto ja viimeiseksi Kopioi ilmoittautumislinkki.

Voit lähettää ilmoittautumislinkin työntekijälle esimerkiksi sähköpostitse,

minkä jälkeen työntekijä luo itselleen Smartum-tunnukset ja ilmoittautuu etuun.

  • Kun tilauslista on vielä avoinna (tilausta ei ole saatettu loppuun eikä laskua ole näin ollen toimitettu) JA ilmoittautuminen on umpeutunut:

    tilaajana voit pidentää ilmoittautumisaikaa, jotta loput työntekijät voivat ilmoittautua edulle. Voit muokata ilmoittautumisaikaa avaamalla tekemäsi tilauslistan > Muokkaa.

     

2. Tilaus on jo tehty ja lasku toimitettu

Kun tilaus on jo tehty, siitä on lähetetty lasku ja jollekin työntekijälle tulee vielä saada jaettua etua, on tässä käytännössä kaksi vaihtoehtoa:

  • Lasku tehdystä tilauksesta maksetaan ja tehdään uusii tilaus puuttuvalle työntekijälle. Tällöin toki tästä uudesta, toisesta tilauksesta tulee uusi lasku laskutuslisineen, ellei yrityksen saldotilillä ole saldoa käytettäväksi.

  • Tilaus voidaan laskuineen Smartumilta perua, jonka jälkeen voidaan tehdä uusi tilaus, jolle lisätään myös puuttuneet työntekijät.