Smartum language switcher

Smartum Oy:n tietosuoja- ja rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10 §

1. REKISTERINPITÄJÄ

Smartum Oy, Yrjönkatu 11 B, 00120 Helsinki, puh. 0600 149 88

2. REKISTERIN NIMI

Smartum Oy:n asiakasrekisteri

3. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Henkilötietojen käsittely perustuu käsittelyn yleisten edellytysten osalta henkilötietolain (523/1999) 8 §:n 1 momentin 1, 2, 5 ja 7 kohtiin. Henkilötietoja käsitellään ja Smartum Oy:n asiakasrekisteriä ylläpidetään:

  • Smartum-maksuvälineiden ja niihin kiinteästi liittyvien palvelujen tilaamista, toimittamista, laskutusta ja asiakassuhteen hoitamista varten
  • Smartum-maksuvälineitä saavien edunsaajien yksiselitteiseen tunnistamiseen ja palvelusuhteen hoitamiseen (sis. mm. operatiivinen palvelusuhteen hoitaminen, hallinta, kehittäminen, laadun varmistaminen, asiakaspalvelun toteuttaminen sekä liike- ja palvelutapahtumien varmistaminen, Smartum Oy:n toiminnan sekä palvelun toteuttaminen, analysointi, raportointi ja kehittäminen)
  • nimettyjen liikunta- ja kulttuuriseteleiden toimittamiseen käyttäjille (seteleiden toimitus).
  • tunnistamisjärjestelmän ylläpitämiseksi. Smartum liikunta- ja kulttuuriedun verovapauden edellytys on, että palvelutarjoajalla on mahdollisuus tarkistaa edunsaajan henkilöllisyys. Tämä perustuu veroviranomaisen vaatimukseen siitä, että henkilöstöedut ovat henkilökohtaisia ja käyttäjän on voitava varmistaa olevan hän, jolle etu on alun perin luovutettu. Tätä tarkoitusta varten Smartum ylläpitää rekisteriä seteleiden saajista, jotta nimitiedot ovat palveluntuottajien saatavilla. (Tunnistamisjärjestelmä)
  • Smartum mobiilisovelluksen (Smartum app) käyttäjän tunnistamiseksi ja käytön mahdollistamiseksi, kun kyseessä on käyttäjä joka ei ole edunsaaja.
  • Smartum Oy:n vastuullisuuden toteuttamiseksi suhteessa asiakkaisiin sekä lakiin perustuvien ja viranomaismääräysten mukaisten velvoitteiden hoitamiseksi.
  • väärinkäytösten ja ongelmatilanteiden ehkäisemiseksi ja selvittämiseksi sekä tietoturvallisuuden varmistamiseksi.
  • Smartum Oy:llä on oikeus käyttää edunsaajan tietoja palveluihin liittyvään tiedotukseen, palveluiden toteuttamiseen, ylläpitoon ja hoitoon. Lisäksi Smartum Oy:llä on oikeus käyttää edunsaajan tietoja Smartum Oy:n ja Palveluntuottajien palvelujen markkinointiin mikäli edunsaaja on tähän antanut luvan. Smartum Oy ei kuitenkaan luovuta tietoja kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksiin.

4. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

  • Etu- ja sukunimi
  • Kotiosoite
  • Henkilötunnus
  • Muut asiakkaan palveluihin liittyvät identifiointitiedot
    • matkapuhelinnumero
    • sähköpostiosoite
    • tunnistetiedot omalle tilille (esim. käyttäjätunnus)
  • Muut tiedot:
    • asiakkaan itse antamat personoivat lisätiedot, kuten kiinnostuksen kohteet
    • suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
    • palvelumaksutiedot (tapahtumahistoria)

Henkilötunnusta ei merkitä tarpeettomasti henkilörekisterin perusteella tulostettuihin tai laadittuihin asiakirjoihin

5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteriin syntyy tietoa sekä rekisteröityjen itsensä ilmoittamana, työnantajan ilmoittamana että rekisterinpitäjän oman toiminnan kautta (palvelumaksutiedot).  Tiedot tarkistetaan tarvittaessa väestörekisteristä tai vastaavista tietolähteistä.

6. HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Henkilötietoja luovutetaan seuraavasti:

  • Tunnistamisjärjestelmän luomiseksi edunsaaja rekisteröityy palvelunkäyttäjäksi ja tallettaa omat tiedot järjestelmään, josta etu- ja sukunimi sekä henkilötunnus ovat työnantajan käytössä edun tarjoamisen yhteydessä
  • tunnistamisjärjestelmän käyttämiseksi etu- ja sukunimitiedot ovat palveluntarjoajan saatavilla maksusuorituksen yhteydessä. Tarvittaessa palveluntarjoaja voi tarkistaa edunsaajan nimitiedot järjestelmästä ja verrata sitä käyttäjän kuvalliseen henkilöllisyystodistukseen.
  • Smartum Oy raportoi työnantajille kunkin henkilöstöönsä kuuluvan Smartum kortinhaltijan tilien saldotiedot käyttämättömän saldon palauttamiseksi työnantajalle.
  • Smartum edunsaajan henkilötietoja voidaan luovuttaa tilaamista, toimittamista, laskutusta ja asiakassuhteen hoitamista varten Smartum Oy:n kanssa samaan konserniin kuuluvalle yhtiölle ja sopimuksen tehneille alihankkijoille.
  • Visa Europelle (sisältäen organisaation ko. tietoon oikeutetut työntekijät) kortin käyttöön liittyvistä syistä
  • Smartum edunsaajan ja Smartumin palvelun käyttäjäksi rekisteröityneen henkilötietoja voidaan luovuttaa henkilötietolaissa säädetyin edellytyksin tieteellistä tutkimusta tai tilastointitarkoitusta varten.
  • Henkilötietoja voidaan luovuttaa voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa tuomioistuimelle, poliisille tai ulosottoviranomaiselle.

7. REKISTERIN SUOJAAMINEN

Manuaalinen aineisto

Smartum Oy ei käsittele eikä tallenna aineistoa manuaalisesti. Tietojärjestelmistä otetut, henkilötietoja sisältävät raportit käsitellään ja hävitetään Smartum Oy:n tietoturvapolitiikan mukaisesti.

ATK:lla käsiteltävät tiedot

Rekisteri on heidän Smartum Oy:n henkilökuntaan kuuluvien käytössä, keiden tehtävänkuvaan kuuluu rekisterin tarkoituksen mukaiset tehtävät. Smartum Oy:lle konsernipalveluita (ml. taloushalllinto- ja business intelligence palveluita) tuottaa yhtiön emoyhtiö The Orange Company Oy, jonka niillä työntekijöillä, joilla on rekisterin tarkoituksen mukainen tehtävä, on myös pääsy rekisteriin.  Smartum Oy:n järjestelmä-alihankkijoilla on pääsy rekisteriin. Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus ja salasana annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä Smartum Oy:ssä tai muissa yllämainituissa yhtiöissä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on käyttöoikeus myönnetty. Käyttöoikeudet määrittelee rekisterin vastuuhenkilö yhdessä tietojärjestelmän pääkäyttäjän kanssa. Rekisteritietojen muutoksista tallentuu käytönvalvontaa varten tieto. Käytöstä tallentuu käyttäjätunnus, aikaleima ja käyttäjän oma kuittaus. Tiedot on suojattu tahalliselta ja tahattomalta tuhoutumiselta. Tiedostoista otetut varmuuskopiot säilytetään turvallisessa paikassa. Järjestelmän sisäiset tietoyhteydet on toteutettu suljetulla verkolla. Ulkopuoliset yhteydet on suojattu palomuurein. Julkisen verkon kautta rekisteriä käytettäessä tai sinne tietoja syötettäessä, yhteys on suojattu Secure Sockets Layer- suojauksella. Smartum säilyttää henkilötietoja vain sen aikaa kuin niitä kohtuullisesti katsotaan tarvittavan mainittuihin tarkoituksiin. Smartum säilyttää tiedot sovellettavissa olevien, lakisääteisten ja eettisten ilmoitusvelvollisuutta ja asiakirjojen säilyttämistä koskevien vaatimusten mukaisesti.

8. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI

Rekisteröidylle on ilmoitettu sopimuksentekovaiheessa, että häntä koskevia henkilötietoja rekisteröidään ja ylläpidetään Smartum Oy:n toimesta. Rekisteri- ja tietosuojaseloste on nähtävissä Smartum Oy:n toimistossa (Yrjönkatu 11 B, 00120 Helsinki) ja www.smartum.fi. Rekisteriin liittyvissä asioissa voi olla yhteydessä Smartum Oy:n asiakaspalveluun asiakaspalvelu@smartum.fi tai 0600 149 88.

9. TARKASTUSOIKEUS JA TARKASTUSOIKEUDEN TOTEUTTAMINEN

Henkilöllä on henkilötietolain 26-28 § mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja Smartum Oy:n kuluttaja-asiakasrekisteriin on tallennettu. Tarkistuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella: Smartum Oy, Asiakaspalvelu, Yrjönkatu 11 B, 00120 Helsinki.

Asiakkaan tulee esittää tiedon etsimiseen tarpeelliset seikat: etu- ja sukunimi, henkilötunnus.

10. TIEDON KORJAAMINEN

Smartum edunsaajan on mahdollista täydentää ja korjata hänestä tallennettuja tietoja. Asiakas voi täydentää tietojaan ja päivittää omia yhteystietojaan henkilötietolain 29 § mukaisesti Smartum Oy:n internetpalvelussa. Muiden kuin yhteystietojen osalta tiedon korjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti osoitteeseen: Smartum Oy, Asiakaspalvelu, Yrjönkatu 11 B, 00120 Helsinki.

Kirjallisesti ilmoitettuna asiakkaan tulee esittää tiedon korjaamiseksi tarpeelliset seikat: Nimitiedot ja henkilötunnus.

Tietojen virheettömyys tarkistetaan väestörekisteristä. Tiedon korjaamisesta huolehtii pääsääntöisesti rekisterin vastuuhenkilöt. Edunsaaja itse voi korjata vain omat yhteystiedot.

11. KIELTO-OIKEUS

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 30 § mukaisesti oikeus kieltää Smartum Oy:tä käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointia, etämyyntiä sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Kiellon voi ilmoittaa verkkopalvelussa, tai kirjallisesti osoitteeseen: Smartum Oy, Asiakaspalvelu, Yrjönkatu 11 B, 00120 Helsinki.

Asiakkaan tulee esittää kiellon lisäämiseksi tarpeelliset seikat: Nimi ja henkilötunnus.