Hyödynnä etusi ja tue suomalaista yrittäjää myös koronavirusepidemian aikana. Katso kaikki käyttövinkit!

Työ elämässä

Tunnista rajasi – 5 vinkkiä työn ja vapaa-ajan tasapainottamiseen

Rajojen vetäminen työn ja vapaa-ajan välille on jatkuvaa tasapainottelua. Olen mielestäni ollut tässä hyvä ja kalenterijohtaminen on ollut jo yrittäjyyden aikoina tärkeä avain menestykseen. Viimeinen vuosi Smartumin johtajana on opettanut taas jotain uutta. Ensimmäistä kertaa olen tilanteessa, jossa ihmiset voivat varata minun kalenteriani. Ottaessani johtajana haltuun uutta yritystä ja ihmisiä, asiakkaita ja verkostoja, olen halunnut olla mahdollisimman paljon läsnä. Omat haasteensa on myös tuonut matkustaminen kahden kaupungin välillä. Perhe ja koti Jyväskylässä ja Smartum Helsingissä.

Olin todella tehokas. Suunnittelin kalenterini niin optimaaliseksi, että sain kaiken kunnialla hoidettua. Syksyllä tehty First Beat -mittaus antoi kuitenkin karun totuuden tulla julki. Tehokkuuteni näkyi yön palautumisessa tai oikeastaan sen poissaolon loistokkuudessa. Nukuin mielestäni hyvin, mutta sydän ja hermosto hakkasi hommia vielä yön pitkinä tunteinakin, jolloin palautuminen jäi olemattomaksi. 3 päivää Helsingissä ollen läsnä, vaikuttaen, tehden päätöksiä, kuunnellen, verkostoituen, oppien uutta ja heräten junaan klo 4.30, tietenkin töitä tehden koko junamatkan ja tullen kämpille jopa klo 21, vei minun jaksamiseni äärirajoille. Ajatus perjantain rauhallisesta ja lyhyemmästä etätyöpäivästä kotona kooten ajatuksia yhteen menikin aivosumussa ja perheeni sai kokea minusta vain murto-osan siitä energiasta, jonka annoin ihmisilleni Smartumissa. Tämä tulos herätti minut. En voinut jatkaa näin. Oli pakko todella tarkastaa oma kalenteri ja viilata se uuteen uskoon. Tällä kertaa ajatuksena ei ollutkaan se, kuinka tehdä työpäivistä mahdollisimman tehokas vaan tarkoituksena oli tehdä siitä minulle optimaalinen. Se tarkoitti tällä kertaa lempeyttä ja hidastamista.

Miten muutin tapojani? Tässä 5 omaa vinkkiäni, jotka ovat saaneet sykkeeni alaspäin ja tulokset ylöspäin

1. Suunnittelin kalenterini vuodeksi eteenpäin

Kalenterin suunnittelu lähti siitä, mikä on minun työni ja millä tekemisellä on suurin vaikutus haluttuun lopputulokseen. Sitten kalenteria lähdettiin katsomaan tavoitteiden kautta ja tärkeimmät tapahtumat laitettiin jopa vuodeksi eteenpäin.

Kun vuosi on hahmotettu, sen jälkeen katson kuukauden. Minulla on kuukaudessa 2 ajattelupäivää. Kalenteri on varattu niin, että näinä päivinä ei ole yhtään tapaamista. Tämä aika on juuri sille, jonka koen sillä hetkellä tarpeelliseksi. Se voi olla rästitöitä, se voi olla suunnittelua, se voi olla vaikka tämän kirjoituksen luomista. Se on aikaa minulle pysähtyä. Yleensä näinä päivinä rakennan hallituksen materiaalit ajatuksella, jolloin todella katson mitä on tapahtunut, kerään tärkeimmät asiat yhteen sekä suunnittelen tulevaa. Kun samaan aikaan uudistetaan liiketoimintaa, kulttuuria, brändiä sekä tulostavoitteet ovat kirkkaita, tulee tärkeimpien mittareiden olla selvillä. Keskity vähempään mutta tärkeisiin asioihin ja vaikuttavuus sekä tulokset kasvavat.

2. Dare to Lead: Sano EI

Sanon hyvin monelle talon ulkopuolelta tulevalle tapaamisehdotukselle EI. Tiedän mitä haluamme ja missä mennään, joten turha tavata ihmisiä, joista tapaaminen ei johtaisi mihinkään. Olen rehellinen vastauksissani ja tästä olen saanut kiitosta myös vierailta. Liian usein kuulemma heidät jätetään roikkumaan ilman vastausta siitä, aloitetaanko yhteistyö vai ei ja milloin aloitetaan. Kaikelle ei voi kuitenkaan sanoa EI. Tapaamiset ovat myös hyvästä, joista saa uusia ideoita ja näkökulmaa omaan toimintaan. Minulla on kerran kuukaudessa Meeting Day, jolloin otan max. 45 minuutin tapaamisia etänä. Jos asia kiinnostaa enemmän sovimme toisen tapaamisen, jos tiedän että nyt on täysin huti, saatetaan tapaaminen lopettaa ensimmäisen vartin aikana. Päivään mahtuu helposti 7 tapaamista putkeen, jolloin en edes yritä tehdä mitään muuta. Hyvä tapaaminen loppuu aina siihen, että sovitaan selkeästi seuraavat stepit etenemisessä. Lounastapaamispyyntöjä tulee myös todella paljon. Minun itseni on kuitenkin vaikea keskittyä ja syödä samalla. Tai sitten ravintolan tulisi olla rauhallinen ja ateria tulisi tarjoilla pöytään. Palautumisen kannalta minulle suositellaan myös usein lounashetkeä ihan yksin ;)

3. To do -listat eivät riitä

Minulla on aina to do -lista, mutta merkitsen myös kalenteriini, milloin teen listan tehtävät. Vuosien saatossa olen oppinut jo, että kaikki asiat to do -listallani ovat tärkeitä asioita. Kaikki mitä on voitu delegoida on jo delegoitu. Ensimmäisen vuoden aikana olen joutunut olemaan paljon itsekin kädet savessa, sillä työtä tehdään yhdessä oppien ja ajatuksia jakaen. Mitä enemmän homma alkaa hahmottumaan, sitä enemmän voin siirtyä taka-alalle. Vielä ei ole sen aika. Teen muun muassa itse meidän johtoryhmän yhteenvedot saatteen kera koko henkilökunnalle. Näin varmistan sen, että olemme varmasti kaikki ymmärtäneet samalla tavalla mitä tehdään ja miksi. Hyvin suunniteltu on jo puoliksi tehty. Tämän neuvon viisaus on vain kasvanut vuosien saatossa. Jätän siis ajattelulle aikaa.

4. Johtajan lomat ovat tärkeitä

Johtajan työpäivät ovat pitkiä ja viikkotyötunnit ovat väistämättä yli 40h jatkuvasti, joten merkkasin kalenteriin myös lomat vuodeksi eteenpäin. Minua stressaa tekemättömät työt, joten mieluummin teen töitä ja sitten pidän hyvällä omallatunnolla lomaa. Loma on myös johtajalle tärkeä hetki irtautua töistä, katsoa maailmaa oman kuplan ulkopuolelta. Rauhoittua, lukea, ajatella ja viettää aikaa rakkaiden ihmisten kanssa. Meillä on myös sääntö, että ketään ei häiritä lomalla, ellei maailma kaadu, kun taas normaalisti johtaja on lähes aina tavoitettavissa. Lomilla myös johtajuuden onnistuminen punnitaan. Jos yritys ajautuu kaaokseen johtajan ollessa pidempään poissa, tulisi omaa johtajuutta todella tarkastella kriittisesti. Johtajan tärkein tehtävä on kuitenkin luoda visio ja tunnelma, palkata oikeat ihmiset oikeille pelipaikoille ja sparrata ja valmentaa ihmisiä kukoistukseen. Itse työ tapahtuu jokaisen asiantuntijan omissa käsissä.

5. Ole lempeä itsellesi

Päätin, että aamuviiden junat saavat jäädä. Menen ajoissa nukkumaan noin klo 21-22 ja herään kuudelta. Unirytmi on tasainen päivästä toiseen, jolloin aivotkin toimivat paremmin. Välillä on hyvä olla lukematta kirjaa, olla treenaamatta kovaa, olla menemättä kaiken maailman tapahtumiin. Kuuntele kehoasi, mitä se tarvitsee? Ei johtajankaan tarvitse olla superihminen joka lukee businesskirjoja, treenaa, tekee 60 tuntisia työviikkoja ja sitten on muka paras versio itsestään toisille. Epäilen tätä. Itse olen viime aikoina tuijottanut ennen nukkumaanmenoa sarjoja, jotka eivät aivoilta paljoa vaadi. Olen käynyt joogassa, uimassa ja saunonut rauhassa joka ilta. Tyttäreni kanssa on nautittu joulusta, leivottu pipareita, kuunneltu joulumusiikkia ja luettu Peppi Pitkätossua villasukat jalassa. Miehen kanssa on tehty pitkiä kävelylenkkiä viikonloppuisin ja sparrailtu toistemme työjuttuja. Myös ystäville ja sukulaisille on löytynyt aikaa. Vuoron perään on menty toistemme luokse iltakahveille ja parannettu maailmaa.

Johtaminen on aina inhimillistä ihmiseltä ihmiselle ja siksi se on jatkuvaa tasapainottelua, rajojen vetämistä työn ja vapaa-ajan välille. Omaa toimintaa tulee tarkastella säännöllisesti. Välillä venytään todella työn puolelle ja välillä on lupa ottaa rennommin. Tämä sääntö koskee meitä kaikkia ja siksi kaiken takana on luottamus.

Suvi Widgren
Smartumin vt. toimitusjohtaja