Smartum Oy:n sopimusehdot Liikuntaseteli ja Kulttuuriseteli tilauksessa

Yleistä

  1. Smartum Liikuntaseteli ja Kulttuuriseteli (jäljempänä ”Smartum seteli”) ovat yrityksille ja muille organisaatioille kehitettyjä maksuvälineitä työsuhde-edun tarjoamiseen.
  2. Smartum setelillä voi lunastaa setelissä mainitun nimellisarvon mukaan Smartum Oy:n kanssa sopimuksen tehneiden palvelutuottajien tarjoamia palveluita hinnaston mukaisin hinnoin. Smartum setelillä voi maksaa palveluntuottajasta riippuen kerta- sarja- ja kausilippuja.
  3. Smartum Oy pidättää oikeuden ylläpitää käyttökohdeverkostoa poistaen ja lisäten siihen kuuluvia palvelutuottajia. Ajantasainen käyttökohdeverkosto on nähtävissä osoitteessa www.smartum.fi kohdassa käyttökohteet. Smartum Oy ei vastaa mahdollisista virheistä käyttökohdeverkostossa.
  4. Smartum Oy ei vastaa Smartum setelillä lunastetun palvelun virheellisyydestä tai puutteellisuudesta eikä mahdollisesta palvelusuoritteen aikana setelin käyttäjälle tapahtuneesta vahingosta.
  5. Smartum setelit ovat käytettävissä niissä mainittuun päivämäärään saakka. Tämän päivämäärän jälkeen palvelutuottajat eivät enää hyväksy Smartum seteliä maksuvälineeksi. Seteleitä ei myöskään voi vaihtaa tai palauttaa.
  6. Smartum seteleiden jälleenmyynti on kielletty.

Tilaaminen

  1. Smartum seteleitä tilataan verkkopalvelussa osoitteessa www.smartum.fi, tilauksen yhteydessä hyväksytään nämä sopimusehdot. Tilaus on samalla Smartum Oy:n ja seteleitä tilaavan yrityksen välinen sopimus. Sopimus ei velvoita uuteen tilaukseen.
  2. Smartum setelitilaus maksetaan etukäteen Smartum Oy:n tilille.
  3. Smartum setelit toimitetaan kirjattuna kirjeenä tai sopimuksesta lähetillä maksusuorituksen saavuttua Smartum Oy:n tilille.
  4. Vaihtoehtoinen toimitustapa on postiennakko, jolloin setelilähetys maksetaan postissa lähetystä lunastaessa.
  5. Tilaukseen lisätään hallinnointikulut hinnaston NAPPI_eteenpain_tekstissa mukaan.

Seteleiden nimeämien:

  1. Smartum seteleiden luonne verovapaana henkilöstöetuna edellyttää verohallinnon ohjeistuksen noudattamista. Siten työnantaja vastaa seteleiden oikeasta käyttötavasta. Työnantajan tulee nimetä jokainen työntekijälle luovuttamansa seteli vastaanottajan mukaan sekä tiedottaa setelinsaajia käyttökohteen mahdollisuudesta tarkistaa setelin käyttäjän henkilöllisyys. (Lisätietoja:Verohallinnon ohje Dnro 1848/31/2008, 30.12.2008)
  2. Setelit voi nimetä kahdella tavalla:
    a.    Manuaalisesti: luovutustilanteessa setelien jakaja tai työntekijä kirjoittaa työntekijän nimen selvällä käsialalla jokaisen luovutettavan setelin taakse.
    b.    Sähköisesti: setelien jakaja kirjautuu tunnuksillaan käyttöliittymään. Setelit nimetään kohdassa ”seteleiden nimeäminen”. Samalla yritykselle jää sähköinen lista jaetuista seteleistä.
  3. Mikäli setelit nimetään sähköisesti, on Verohallinnon uuden ohjeen mukaan työntekijän itse kirjoitettava nimensä seteleihin viimeistään maksutilanteessa.
  4. Smartum Oy suosittelee listan ylläpitämistä setelien saajista ja kunkin työntekijän saamien seteleiden sarjanumeroista.

Sähköinen luovutuslista

  1. Liikuntasetelien ja Kulttuurisetelien käytön edellytys on, että palveluntuottajalla on mahdollisuus tarkistaa setelin käyttäjän henkilöllisyys. Tämä perustuu veroviranomaisen vaatimukseen, jonka mukaan on voitava varmistaa, että setelin käyttäjä on sama henkilö, jolle työnantaja on setelin luovuttanut. Asiakkaan käyttäessä tunnistamiseen sähköistä luovutuslistaa muodostuu tiedoista (etu- ja sukunimi) Henkilötietolain mukainen henkilötietorekisteri. Valvontajärjestelmän luomiseksi työnantaja tallettaa tiedot järjestelmään, josta ne on kolmannen (palveluntuottajan) saatavilla. Käyttäessään sähköistä luovutuslistaa (luovuttaessaan henkilötietoja kolmannelle) asiakas on lain mukaan henkilötietorekisterinpitäjä, mikä vaatii rekisteriselosteen laatimista. Malli rekisteriselosteesta (liite 1 NAPPI_eteenpain_tekstissa) on saatavilla alla. Asiakkaan tulee informoida henkilöstöään henkilötietorekisteristä sekä palveluntuottajan mahdollisuudesta tarkistaa setelin käyttäjän henkilöllisyys. Valmis tiedote (liite 2 NAPPI_eteenpain_tekstissa) on nähtävillä alla.
  2. Smartum Oy ylläpitää tätä setelin käytön valvontaa toteuttavaa järjestelmää, joka on palveluntuottajaverkoston käytettävissä ja josta palveluntuottajat voivat tarkistaa käyttäjän henkilöllisyyden.
  3. Smartum Oy säilyttää henkilötietoja järjestelmässä 6 kuukautta sen jälkeen, kun kyseessä olevan setelin käyttöaika on päättynyt.

Sopimusehdot (PDF) NAPPI_eteenpain_tekstissa